POR EL CUAL SE ESTABLECEN MECANISMOS DE CONTROL INTERNO EN LA INSTITUCION EDUCATIVA DEPARTAMENTAL LA BALSA, SEGÚN LEY 87 DE 1993.
El Rector de la INSTITUCION EDUCATIVA DEPARTAMENTAL LA BALSA, en uso de sus facultades, en especial las que le confiere la ley 115 de 1994, ley 715 de 2001 y la ley 87 del 29 de Noviembre de 1993 y
CONSIDERANDO
Que es deber del Rector establecer mecanismos de control interno atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno y se orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales;
a). Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.
b). Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional;
c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad;
d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional;
e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos;
g) Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación;
h) Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características;
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO: Establecer las funciones del personal a su cargo de acuerdo con las leyes vigentes de la siguiente forma:
Dirigir la preparación del P.E.I. con la participación de los distintos actores de la Comunidad Educativa.
Presidir el Consejo Directivo y Académico de la Institución coordinando los distintos órganos del Gobierno Escolar.
Ordenar el gasto del plantel.
Representar a la Institución ante las autoridades Educativas y la comunidad escolar.
Formular planes anuales de acción y mejoramiento de calidad y dirigir su ejecución.
Realizar el control sobre el cumplimiento de las funciones del personal Docente y administrar y reportar las novedades e irregularidades de dicho personal ante la Secretaría de educación municipal y departamental.
Hacer cumplir el Manual de Convivencia y estimular el desarrollo integral del personal a su cargo.
Dirigir y supervisar las actividades de Bienestar y Proyección de la Comunidad.
Participar en el diagnóstico, programación, control, ejecución y evaluación del P.E.I.
Asignar en ausencia temporal las funciones de Rector a uno de los coordinadores, de acuerdo con las normas vigentes.
Las demás funciones afines o complementarias con las anteriores que le atribuya el Proyecto Educativo Institucional.
Firmar el libro de asistencia del Rector.
1.2 FUNCIONES DE LA COORDINACIÓN GENERAL
El Coordinador General depende del rector del plantel. Le corresponde la administración académica de la Institución. De él dependen los Directivos de Área y los directores de grupo, los docentes y estudiantes.
Dirigir y supervisar la ejecución y evaluación de las actividades académicas.
Dirigir la evaluación del rendimiento académico y adelantar acciones para mejorar la retención escolar.
Programar la asignación académica de los docentes y elaborar el horario general de clases del plantel en colaboración con los jefes de área. Presentarlos al rector para su aprobación.
Fomentar la investigación científica para el logro de los propósitos educativos.
Administrar el personal a su cargo de acuerdo con las normas vigentes.
Presentar al rector las necesidades de material didáctico de las áreas.
Responder por el uso adecuado, mantenimiento y seguridad de los equipos y materiales confiados a su manejo.
Dirigir la planeación y programación de la administración de alumnos y docentes.
Establecer canales y mecanismos de comunicación.
Organizar las Direcciones de Grupo para que sean las ejecutoras inmediatas de la Administración de estudiantes.
Coordinar la acción de la Unidad a su cargo con servicios de bienestar, padres de familia y demás estamentos de la Comunidad Educativa.
Supervisar la ejecución de las actividades de su dependencia.
Llevar los registros y controles necesarios para la administración de Docentes y estudiantes.
Rendir informes periódicos al Rector del plantel sobre las actividades de su dependencia.
Colaborar con el Rector en la organización y desarrollo de las reuniones de Padres de Familia.
Participar con el Rector en la coordinación, elaboración y ejecución del diagnóstico, programación, control y evaluación del PEI.
Asesorar a docentes y directores de grupo, manteniendo buenas relaciones humanas.
Recibir y revisar las planillas de cada período académico y coordinar la sistematización.
Mantener al día la estadística de deserción escolar.
Supervisar la elaboración y archivo de los registros académicos.
Formar parte del Consejo Académico y de Docentes y en los demás en que sea requerido.
Participar en la elaboración e informes sobre matrículas, deserción y mortalidad académica y retención solicitada por la Secretaría de Educación.
Participar en las actividades de integración y bienestar de la Comunidad Educativa y mantener buenas relaciones interpersonales con cada uno de los entes.
Distribuir turnos de disciplina, izadas y actividades institucionales supervisando su cumplimiento.
Supervisar la iniciación y cambios de clase.
Conocer los hechos disciplinarios analizarlos, tomar decisiones ante situaciones justificadas y comprobadas de acuerdo al manual de convivencia.
Entregar por inventario los elementos, mobiliario y enseres a cada uno de los Docentes y solicitarlo cuando sea necesario.
Informar a los Padres de Familia a cerca de la inasistencia de sus hijos.
Velar por la buena presentación de la planta física de los planteles a su cargo.
Autorizar o rechazar permisos a estudiantes y docentes, cuando se han cumplido los requisitos exigidos.
Cumplir con el horario legalmente establecido para dicho cargo
Firmar el libro de asistencia para coordinación.
Las demás que le asignen con la naturaleza de su cargo.
2. DOCENTES 2.1 FUNCIONES DE LOS JEFES DE ÁREA
2. DOCENTES
2.1 FUNCIONES DE LOS JEFES DE AREA
1. Dirigir y organizar las actividades del área conforme a los criterios establecidos a nivel curricular y de coordinación.
2. Establecer canales de comunicación.
3. Dirigir, supervisar y asesorar a los Docentes en el planeamiento y desarrollo de las actividades curriculares que ofrece el área promoviendo su actualización.
4. Ejecutar las acciones en coordinación con los demás Directores de Área.
5. Colaborar con los coordinadores en la distribución de asignaturas o cargas académicas y elaboración del horario general.
6. Desarrollar programas de investigación científica.
7. Supervisar y evaluar la ejecución de los programas del área y el rendimiento de los estudiantes.
8. Rendir periódicamente informe al Coordinador sobre el desarrollo de los programas del área.
9. Colaborar con el Coordinador en la administración del personal del área.
10. Cumplir con las asignaciones académicas de conformidad con las normas vigentes.
11. Participar en los comités en que sea requerido.
12. Responder por la adecuada utilización, mantenimiento y seguridad de los muebles, equipos y materiales confiados a su manejo.
13. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de su cargo.
1. Acompañar a los estudiantes del grado en toda formación y actos institucionales.
2. Participar en el planeamiento y programación de la administración de estudiantes, teniendo en cuenta sus condiciones socio-económicas y características personales.
3. Ejecutar el programa de inducción de los estudiantes del grupo confiado a su dirección.
4. Ejecutar acciones de carácter formativo y hacer seguimiento de los efectos en los estudiantes.
5. Realizar y organizar el plan de aula. y presentarlo a los directivos docentes cuando éstos lo requieran.
6. Velar por la buena presentación de los estudiantes y del aula en general.
7. Orientar a los estudiantes en la toma de decisiones sobre su comportamiento y aprovechamiento académico en coordinación de los servicios de bienestar.
8. Promover el análisis de las situaciones conflictivas de los estudiantes y lograr en coordinación con otro estamento las soluciones más adecuadas.
9. Establecer comunicación permanente con los demás Docentes y Padres de Familia para coordinar la acción educativa.
10. Participar en los programas de bienestar para los estudiantes del grupo a su cargo.
11. Rendir periódicamente informe de las actividades y programas realizados a los Coordinadores del plantel.
12. Atender a los padres de familia según el horario asignado.
13. Seguimiento escrito a cada uno de los alumnos en lo disciplinario y académico (registro, observador, cuadro de calificaciones).
14. Firmar el correspondiente libro de asistencia laboral.
2.3 FUNCIONES DE LOS DOCENTES
1. Participar en la elaboración del planeamiento y programación de actividades del área respectiva.
2. Programar y organizar las actividades de enseñanza-aprendizaje de las asignaturas a su cargo, de acuerdo con los criterios establecidos en la programación a nivel del área.
3. Dirigir y orientar las actividades de los estudiantes para lograr el desarrollo de su personalidad y darles tratamiento y ejemplo formativo.
4. Participar en la realización de actividades complementarias.
5. Controlar y evaluar la ejecución de las actividades del proceso enseñanza-aprendizaje.
6. Aplicar oportunamente en coordinación con el director de área o el académico, las estrategias metodológicas a que dé lugar el análisis de resultados de la evaluación.
7. Presentar al director de área o al coordinador académico informe del rendimiento de los alumnos a su cargo, al finalizar cada uno de los periodos de evaluación certificando las calificaciones con su firma.
8. Participar en la administración de los estudiantes conforme lo determine el manual de convivencia y presentar los casos especiales a los coordinadores, al director de grupo o a coordinación para su tratamiento.
9. Presentar periódicamente informe al director de área o en su defecto al coordinador, sobre el desarrollo de las actividades propias de su cargo.
10. Ejecutar la dirección de grupo cuando le sea asignada.
11. Cumplir la jornada laboral (6 horas dentro de la institución), registrando la asistencia en los formatos que tenga la institución y cumpliendo la asignación académica de acuerdo con las normas vigentes.
12. Cumplir los turnos de disciplina que le sean asignados, presentando los informes respectivos.
13. Participar en los actos de comunidad y asistir a las reuniones, convocadas por las directivas del plantel.
14. Atender a los padres de familia, de acuerdo con el horario establecido en el plantel.
15. Responder por el uso adecuado, mantenimiento y seguridad de los equipos y materiales confiados a su cargo.
16. Justificar por escrito sus ausencias o permisos diligenciando los formatos que cree la institución y las fotocopias de documentos que sustenten dicha solicitud.
17. Realizar y presentar oportunamente los planes de área, asignatura y proyectos pedagógicos que le sean asignados.
18. Ser testimonio de la filosofía de la institución fuera y dentro de ella.
19. Asesorar al estudiante en los trabajos prácticos dentro de la institución.
20. Evaluar periódicamente su desempeño como docente.
21. Asumir la responsabilidad del control disciplinario teniendo en cuenta los turnos y lugares asignados por el coordinador o por acuerdo con los demás docentes de disciplina asignados y presentar un informe cuando le sea solicitado por los directivos de la institución.
22. Evaluar en forma ética e imparcial a los estudiantes, teniendo en cuenta el sistema adoptado por el presente proyecto y siguiendo las pautas dadas por los directivos y de acuerdo a lo establecido en el decreto 0230 del 2002 sobre evaluación y promoción.
23. Reconocer y evaluar los logros del estudiante en bien del desarrollo intelectual.
24. Buscar la superación personal y profesional asistiendo a reuniones, talleres y capacitaciones programadas por la institución.
24. Colaborar en la planeación, ejecución y evaluación del PEI.
25. Registrar en novedades de aula todos los compromisos, logros, dificultades e inasistencias diarias del estudiante para el conocimiento de padres o acudientes.
26. Estar presente en todos los lugares donde hay formación de alumnos o actos escolares para ayudar al orden y la disciplina de todos los estudiantes.
27. Controlar la entrada y la salida de los estudiantes y registrar en los formatos creados por la institución retardos de estudiantes, cuando está responsable de la disciplina, presentando informe diario a Coordinación.
28. Resolver conflictos entre los estudiantes cuando está de disciplina.
29. Todas las demás contempladas en el Manual de Funciones del Docente.
PERSONAL ADMINISTRATIVO, 3.1 FUNCIONES DE LA SECRETARIA PAGADORA
3.1 FUNCIONES DE LA SECRETARIA PAGADORA
1. La secretaria pagadora depende del Rector y le corresponde manejar los fondos del plantel y registro de las operaciones en los libros reglamentarios.
2. Llevar el registro y control de los aspectos legales de la institución.
3. Programar y organizar las actividades propias del cargo.
4. Diligenciar los libros de matrículas, calificaciones, admisiones, validaciones, asistencia y actas de reuniones.
5. Colaborar en la organización y ejecución del proceso de matrículas.
6. Elaborar listas de alumnos para efectos académicos y administrativos.
7. Mantener ordenada y actualizada la documentación de los estudiantes, personal docente, administrativo y operativo.
8. Colaborar con el rector en la elaboración de los informes estadísticos y financieros.
9. Gestionar ante la secretaría de educación el registro de los libros reglamentarios, certificaciones de estudio y tramitar los diplomas.
10. Organizar funcionalmente el archivo y elaborar las certificaciones que le sean solicitadas.
11. Refrendar con su firma las certificaciones expedidas por el rector.
12. Cumplir la jornada laboral legalmente establecida.
13. Atender al público en el horario establecido.
14 Colaborar con el rector en la elaboración de los anteproyectos de presupuestos.
15. Manejar y controlar los recursos financieros de la institución.
16. Elaborar los boletines diarios de caja y bancos.
17. Hacer las conciliaciones bancarias y el balance mensual.
19. Enviar trimestralmente la rendición de cuentas y estado de ejecución presupuestal a la contraloría y a la unidad administrativa de la cual depende el plantel.
20. Hacer los descuentos de ley y los demás que sean solicitados por autoridad competente o por el interesado, enviándolos oportunamente a la entidad correspondiente.
21. Llevar el control de los pagos efectuados al personal.
22. Evaluar periódicamente las actividades programadas y ejecutadas, además de presentar oportunamente informe al rector.
23. Responder por el uso adecuado, mantenimiento y seguridad de los muebles, equipos y materiales confiados a su manejo.
24. Asistir a reuniones del Consejo Directivo como secretaria.
3.2 FUNCIONES DE LA SECRETARIA AUXILIAR
El ayudante de oficina depende del Rector y por autoridad funcional del responsable de la unidad administrativa a la cual se le asigne.
1. Le corresponde realizar trabajos auxiliares de oficina.
2. Atender al público que le solicite información del plantel.
3. Registrar el movimiento de correspondencia y demás documentos confiados a su cargo.
4. Cumplir la jornada laboral legalmente establecida.
5. Responder por el uso adecuado, seguridad y mantenimiento de los equipos y materiales confiado a su manejo.
5. Mantener ordenada y actualizada la documentación de los estudiantes, personal docente, administrativo y operativo.
6. Diligenciar los libros de matrículas, calificaciones, admisiones, validaciones, asistencia y actas de reuniones.
7. Organizar funcionalmente el archivo y elaborar las certificaciones que le sean solicitadas.
8. Evaluar periódicamente las actividades programadas y ejecutadas, además de presentar oportunamente informe al rector.
9. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo a su cargo.
4.1 FUNCIONES DE LA CELADURIA
4.2 FUNCIONES DEL AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
4.1 FUNCIONES DE CELADURIA.
1. Ejercer vigilancia en las áreas o zonas que le hayan asignado.
2. Controlar la entrada y salida de personas, vehículos y objetos del plantel.
3. Velar por el buen estado y conservación de los implementos de seguridad e informar oportunamente de las anomalías detectadas.
4. Velar por la conservación y seguridad de los bienes del plantel.
5. Colaborar con la prevención y control de situaciones de emergencia.
6, Consignar en los registros de control las anomalías detectadas en sus turnos de vigilancia e informar oportunamente sobre las mismas.
7. Cumplir la jornada legalmente establecida.
8. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del cargo.
4.2 FUNCIONES DEL AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES.
El auxiliar de servicios generales depende del Rector. Le corresponde atender el mantenimiento y aseo de la planta física, equipos e instrumentos de trabajo.
1. Responder por el aseo y cuidado de las zonas o áreas que le sean asignadas.
2. Responder por los elementos utilizados, para la ejecución de las tareas.
3. Informar sobre cualquier novedad en la zona o en los equipos bajo su cuidado.
4. Colaborar en las actividades generales asignadas por el plantel.
5. Informar a su inmediato superior sobre las anomalías e irregularidades que se presenten.
6. Cumplir la jornada laboral legalmente establecida.
7. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del cargo.
5.1 FUNCIONES DEL PERSONERO ESTUDIANTIL
5.2 FUNCIONES DEL REPRESENTANTE ESTUDIANTIL
5.1 FUNCIONES DEL PERSONERO DE LOS ESTUDIANTES
1. Promover el cumplimiento de los deberes y derechos de los estudiantes, para lo cual podrá utilizar los medios de comunicación interna del establecimiento, pedir la colaboración del Consejo de estudiantes, organizar foros u otras formas de deliberación.
2. Recibir y evaluar las quejas y reclamos que presenten los educandos sobre lesiones a sus derechos y las que formule cualquier persona de la comunidad sobre el incumplimiento de las obligaciones de los alumnos.
3. Presentar ante el Rector o el Director administrativo según sus competencias, las solicitudes de oficio o a petición de parte que considere necesarias para proteger los derechos de los estudiantes y facilitar el cumplimiento de sus deberes.
4. Cuando lo considere necesario, apelar ante el Consejo Directivo o el organismo que haga sus veces, las decisiones respecto a las peticiones presentadas por su intermedio.
5.2 . FUNCIONES DEL REPRESENTANTE DE ESTUDIANTES AL CONSEJO DIRECTIVO
1. Representar a los estudiantes ante el Consejo Directivo.
2, Participar en las reuniones del Consejo Directivo presentando inquietudes e iniciativas personales o de sus representados que contribuyan al bienestar de los estudiantes y la comunidad educativa.
3. Presentar informes periódicos ante el Consejo estudiantil
4. Presidir las reuniones del Consejo estudiantil en calidad de Presidente.
1. Asegurar y garantizar el continuo ejercicio de la participación por parte de los estudiantes.
2. Darse su propia organización interna.
3. Elegir el represente de los estudiantes ante el Consejo Directivo del establecimiento y asesorarlo en el cumplimiento de su representación.
4. Invitar a sus deliberaciones a aquellos estudiantes que presentan iniciativas sobre el desarrollo de la vida estudiantil.
5. Las demás actividades afines o complementarias con las anteriores que le atribuya el manual de convivencia.
ARTICULO SEGUNDO: Establecer los mecanismos de registro, de la siguiente manera:
LIBRO DE CONTABILIDAD: En el libro de contabilidad se registrarán los movimientos contables de la Institución de dos formas.
Retiros y consignaciones: Se registrarán los movimientos bancarios de retiros y consignaciones y se actualizarán de acuerdo a los extractos entregados por el banco respectivo trimestralmente.
Registro de Egresos: Se registrarán los gastos, compras y obligaciones de acuerdo a los retiros realizados.
LIBROS DE ACTAS Y REUNIONES: Los libros de actas y reuniones se clasifican de la siguiente manera:
LIBRO DE ACTAS DE CONSEJO DIRECTIVO: Se registraran los aspectos tratados en consejo directivo para ser aprobados en la siguiente reunión de consejo.
LIBRO DE ACTAS DE REUNIONES DE AREA, CONSEJO ACADEMICO E IZADAS DE BANDERA: Se registrarán los aspectos tratados en reuniones de área, consejo académico e izadas de bandera. Las reuniones de área se realizarán obligatoriamente una vez cada semana, la dirigirá el jefe de área quien será el responsable de la organización de las reuniones. El rector y coordinación asistirán ocasionalmente a estas reuniones sin que esto implique la no realización de las mismas. Las reuniones de consejo académico, así como las izadas de bandera se llevarán a cabo de acuerdo al calendario establecido y se procederá a su respectivo registro.
LIBRO DE REGISTRO DE CERTIFICACIONES, CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTACION: En este libro se registrarán la entrada y salida de documentos, correspondencia y certificaciones expedidos por la comunidad.
LIBRO DE PRESTAMO DE MATERIAL DIDACTICO Y PEDAGÓGICO: Se registrarán los préstamos de material didáctico y pedagógico tales como grabadoras, video beam, cámara de video, DVD, VHS y material bibliográfico entre otros.
LIBROS DE CONTROL DE ASISTENCIA: Los libros de control de asistencia se establecen de la siguiente manera y de forma exclusiva para el Rector, La coordinación, La secretaría, personal docente y servicios generales:
DEL RECTOR: Registrará su asistencia en libro exclusivo para el rector como soporte de evidencia de su trabajo; en el también se registrará las visitas a rectoría y las reuniones que conciernen a esta oficina.
DE COORDINACION: Registrará su asistencia en libro exclusivo para coordinación como soporte de evidencia de su trabajo; en el también se registrará las visitas a coordinación y las reuniones que conciernen a esta oficina.
DEL PERSONAL DOCENTE: Los docentes firmarán la asistencia diaria al inicio de sus labores, en los libros respectivos para Preescolar y Primaria y el Libro para docentes de Educación básica secundaria y Media.
DE LA SECRETARIA: Registrará su asistencia en libro exclusivo para el secretaría.
DEL PERSONAL DE SERVICIOS GENERALES: Registrará su asistencia en libro exclusivo para el personal de servicios generales.
REGISTRO DE NO FIRMANTES: Si por algún motivo (Incapacidad, Permiso, Cita médica, Olvido, Inasistencia sin justificar u otro) no se firma el correspondiente libro de asistencia, se debe llenar el formato de registro de no firmantes con el fin de dejar soporte escrito. En caso de olvido se debe registrar las actividades realizadas y soportarlo con una copia del libro de novedades de aula.
REGISTRO DE NOVEDADES DE AULA: Se realizará en tiempo real, en él se registrará el tema, la asignatura, la hora, la inasistencia y las observaciones de carácter pedagógico y/o disciplinario que el docente considere necesario.
OBSERVADOR DEL ESTUDIANTE: Se registrarán las acciones o actos positivos (felicitaciones por buen rendimiento académico, felicitaciones por buen comportamiento, felicitaciones por su colaboración y otras) y acciones o actos negativos en los que incurra el estudiante (llamado de atención por mal comportamiento, llamado de atención por bajo rendimiento y otras). Esto con el fin de soportar acciones hacia el estudiante para garantizar la correcta aplicación de los procesos.
REGISTRO DE AVANCES EN EL AULA: En el formato se registrará los avances de asignatura y los porcentajes de aprobación. El manejo de este formato corresponde al Rector o a Coordinación de acuerdo con las visitas realizadas a los cursos en las respectivas clases de acuerdo con el horario Institucional.
TALLERES POR COMPETENCIAS: Los docentes crearán los respectivos talleres por competencias, de acuerdo con el proyecto de evaluación de la Institución. Los talleres son de obligatorio cumplimiento con el fin de garantizarles a los estudiantes la unidad y pertinencia del sistema de evaluación.
REGISTRO DE VALORACIONES: Se establece un registro único de valoraciones como mecanismo oficial para el control académico de los estudiantes.
REGISTROS CIRCUNSTANCIALES: Serán de obligatorio diligenciamiento aquellos formatos que se creen por necesidades del servicio y aquellos que provengan del Ministerio de educación, La Gobernación de Cundinamarca del Municipio de Chía y otras entidades legales autorizadas para solicitarlos.
NOTA: Los docentes podrán llevar sus propios registros, pero para la presentación oficial lo realizarán en los formatos institucionales.
PARAGRAFO: El registro de la firma de asistencia y el diligenciamiento de los respectivos formatos son de carácter obligatorio. En caso de no realizarlo o inducir a no hacerlo se incurrirá en causal de negligencia y mala conducta; ley 734 de 2002. Código Único Disciplinario.
ARTÍCULO TERCERO: La presente resolución rige a partir de su fecha de expedición y deroga las demás de carácter institucional que le sean contrarias.
Dada en el Municipio de Chía a los 23 días del mes de Febrero de 2009.
